ORGANIZACIÓN DE ARCHISVOS
Criterios Técnicos que se Deben Tener en Cuenta para la Organización
Para tener organizado el archivo de gestión se debe cumplir básicamente con la siguiente formula: Organización= Clasificación+ Ordenación+ Descripción; cuyas actividades se describen a continuación:
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Es el primer proceso para la organización de los archivos de gestión. Consiste en identificar las características de los documentos, sin son de archivo o son de apoyo y la unidad documental a la que pertenece, según su productor o trámite. Se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
a) Clasificar o separar los documentos de archivo y los documentos de apoyo, tomando como base el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental- TRD de cada unidad. Para determinar el cumplimiento de tiempo de retención de su información, según las TRD, no se debe tener en cuenta el año en curso.
b) Identificar a qué unidad documental pertenece el documento que genera o recibe. Por ejemplo. Las comunicaciones oficiales, deben archivarse en las carpetas del asunto con que tenga relación por lo que no es ideal conformar carpetas de correspondencia interna, externa, recibida o enviada de manera independiente.
c) Los documentos de apoyo son aquellos generales, que van ligados a un asunto o unidad documental (boletines, comunicados, invitaciones, entre otros) o que sean copia de los documentos producidos por otra unidad académica y/o administrativa (documentos contables, Resoluciones, Acuerdos, normatividad, entre otros); por lo que no se ven reflejados en las Tablas de Retención Documental- TRD de su dependencia, estos se deben descartar cuando pierdan utilidad o vigencia.
d) Verifique que en la carpeta no se conservan copias, borradores, separadores, formatos sin diligenciar e información que no corresponda al asunto de la unidad documental. Si se encuentra, separar o eliminar de la unidad documental. Si dentro de la unidad documental se conservan documentos en papel químico o de fax, se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Para la preparación física y ordenación de los documentos los materiales con los cuales se deben elaborar las cajas y las carpetas para archivo deben tener unas características óptimas que garanticen la adecuada conservación de los documentos que almacenan, deben tener lo que se denomina” calidad de archivo” es decir poseer propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química. Para realizar este proceso se deben tener cuenta los siguientes pasos:
a) Ubicar al interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo asunto esté relacionado exclusivamente al respectivo expediente y ordenarlos en forma ascendente atendiendo el orden natural en que fueron elaborados o tramitados. De esta forma estará aplicando el Principio de Orden Original. El primer documento debe ser el de fecha más antigua y la fecha más reciente se encontrará al final (de izquierda a derecha).
b) Depurar de los expedientes los documentos duplicados, borradores, y/o documentos bibliográficos o especiales, para su organización por separado si es necesario y haciendo la respectiva referencia. Operación por medio de la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios.
Se entiende por valores primarios, la cualidades que adquieren los documentos desde su creación y se conservan mientras sirven a la dependencia productora, se subdividen en: Valor administrativo (cualidad que tienen los documentos para la entidad productora dado que son testimonio de sus procedimientos y actividades), Valor jurídico o legal (valor del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común y que sirven ante la ley como testimonio), Valor fiscal (utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o Hacienda Pública), Valor contable (cualidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada) y Valor técnico (atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de sus funciones misionales).
FOLIACIÓN
Las unidades documentales (carpetas) deben contener máximo 200 folios, si llega a superar este número, se debe abrir otra carpeta y la foliación debe continuar.
De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
Foliación es el “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
Materiales de la Foliación
A. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B.
B. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
DEPURACIÓN:
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
La descripción documental es la última fase del proceso de organización documental. En este proceso se deben implementar los formatos que permitan la consulta y el acceso a los documentos tanto físicos como electrónicos de manera rápida, eficaz y eficiente.
Según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo en su artículo 26 establece la obligación de las entidades frente a la elaboración de inventarios documentales, desarrollando a través del Acuerdo 038 de 2002 en algunos de los apartes de sus artículos 1, 2, 3 “ la responsabilidad de los funcionarios públicos frente a los documentos; todo funcionario público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública”4 , por ende se establece el siguiente formato donde su finalidad es tener identificado los documentos que se encuentran en cada archivador de la oficina, esto para tener acceso a la información de manera cómoda, rápida y oportuna, además facilita la entrega del puesto de trabajo al nuevo funcionario.
Para el efecto, el Archivo General de la Nación emitió el Acuerdo No. 042 del 31 de octubre de 2002, mediante el cual se adoptó el Formato Único de Inventario Documental, el cual es de obligatorio diligenciamiento en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Hoja de control para archivos de gestión
De conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Acuerdo No. 02 de 2014 emitido por el Archivo General de la Nación, se debe elaborar hoja de control para los expedientes.
