VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Somos muchos a los que aún nos parece idílica la estampa de una antigua biblioteca con las estanterías atestadas de libros. Sin embargo, este sistema de conservar y organizar la información presenta algunos inconvenientes que pueden subsanarse con un procedimiento que se ha convertido en indispensable en cualquier empresa o institución: la digitalización de documentos. ¿Sabes cuáles son sus beneficios?
Falta de espacio, deterioro de los soportes tradicionales —especialmente el papel o las cintas de audio y vídeo— por agentes como la humedad, el polvo o los ácaros; dificultades a la hora de localizar un determinado libro… Cualquiera de estas situaciones es una constante para quienes trabajan en archivos o bibliotecas. Afortunadamente, la digitalización contribuye a poner coto a estos problemas.
Además, se trata de un proceso sencillo que no exige una gran inversión en tecnología: basta con transferir un documento en formato tradicional (analógico) a un soporte accesible desde un ordenador o un dispositivo móvil. El procedimiento más habitual consiste en escanear documentos y su transformarlos en información digitalizada, ya sea en forma de texto o imágenes, por lo que está al alcance de cualquier particular, empresa o institución.
Aunque son muchas las ventajas que aporta la digitalización, queremos destacar los siguientes. ¡Toma nota!
-Asegura la conservación de la información de por vida, manteniéndola a salvo del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, o bien debido al uso y la manipulación de los documentos.
-Reducen la necesidad de espacio de almacenamiento. ¿Quién nos iba a decir hace apenas unos años que una tarjeta SD de 128 GB podría almacenar hasta 57.000 fotografías digitales? Sólo hay que hacerse la siguiente pregunta: ¿cuántos álbumes necesitaríamos para contener la misma cantidad en formato analógico lo que cabe en una pieza de plástico de 7,6 cm2?
-Se obtienen documentos fácilmente editables. Los archivos obtenidos tras el proceso de digitalización pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, como .docx o .pdf.
-Permite restringir el acceso a la información. Gracias a la digitalización, podemos limitar la posibilidad de consultar los documentos a las personas autorizadas, lo que incrementa el nivel de seguridad. Asimismo, también se pueden establecer diversos grados de privacidad de los documentos, en función del perfil de cada usuario.…Y realizar consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído al mismo tiempo por un gran número de personas, sin necesidad de diversificar de editar o imprimir más copias en papel.
-Evita los desplazamientos. ¿Para qué trasladarse a un lugar determinado cuando se puede acceder a la información en un solo clic? Basta con tener a mano un ordenador, un móvil o una tableta para ahorrar tiempo en búsquedas y traslados.
-Facilita la distribución de los contenidos. La totalidad de los documentos, o bien una parte, puede enviarse por e-mail u otros sistemas de transmisión electrónica, de manera inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas.
-Agiliza la creación de copias de seguridad de los documentos, evitando el deterioro de los originales, así como las posibilidades de robo o pérdida por un incendio, inundación o vandalismo.
-Se pueden imprimir en cualquier momento e impresora, obteniendo así copias exactas del original.
Mejora la reputación de las empresas. La ausencia de papeles da una imagen más moderna de la compañía. Asimismo, refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente, al contribuir a limitar la tala de árboles.
